Les astuces pour gérer le planning de son équipe en pharmacie ?
En pharmacie, les journées sont rythmées par de nombreuses missions : dispensation des médicaments, conseils aux patients, gestion des stocks, commandes, préparations… Tout doit s’enchaîner avec fluidité pour assurer un service de qualité. Cependant, cette organisation repose sur un élément clé : le planning de l’équipe. Un planning bien construit permet d’optimiser les ressources, de répartir équitablement les tâches et de garantir une continuité du service, même en période de forte affluence. Un imprévu et tout peut être déséquilibré. 3S Santé vous propose de voir comment anticiper ces défis et gérer efficacement le planning de son équipe en pharmacie ?
Les 3 grandes contraintes du planning en pharmacie
Les horaires spécifiques de l’officine
En pharmacie, que ce soit en ville, en campagne ou en centre commercial, les horaires sont souvent étendus. Contrairement à d’autres commerces, une pharmacie d’officine :
– Démarre tôt le matin pour accueillir les premiers patients
– Ferme assez tard le soir (entre 19h et 22h selon la localisation) pour s’adapter aux besoins des patients
– Est active aussi le week-end et les jours fériés, selon l’organisation locale et le calendrier des gardes en pharmacie.
Cependant, l’activité officine ne cantonne pas aux horaires d’ouverture de la pharmacie. Avant l’arrivée des patients il faut aussi : réceptionner les livraisons, gérer les stocks, mettre en rayon, faire les préparations magistrales. Après la fermeture, il y a encore du travail avec diverses démarches administratives, du ménage et de l’entretien…
Sans oublier les gardes de nuit qui impliquent pour le pharmacien d’être d’astreinte afin de répondre aux urgences.
Les imprévus
Même avec une organisation au cordeau, comme dans tous les métiers on peut faire face à des aléas en pharmacie :
– Des absences imprévues ou des retards
– Des arrêts maladie
– Des pics d’activité durant l’année parfois imprévisibles
Le planning est alors vite chamboulé et il faut agir en urgence pour maintenir une bonne qualité de service auprès des patients. En effet, outre le stress causé par les imprévus, ce sont aussi des conditions qui entraînent une surcharge de travail et augmente le risque d’erreur. Ce dernier point n’étant pas permis dans la profession, il faut toujours trouver des solutions.
Les obligations légales
Pour établir le planning de son personnel en officine, le pharmacien titulaire doit bien entendu se conformer au Code du travail et respecter certaines contraintes.
Concernant le temps de travail d’abord :
– durée maximale par jour
– durée maximale par semaine
– temps de repos obligatoire…
De plus, chaque membre de l’équipe bénéficie de congés à prendre dans l’année. Certaines périodes, notamment au moment des fêtes de fin d’année ou durant les mois d’été peuvent être plus complexes à organiser dans le planning.
Enfin, autre aspect à prendre en compte en tentant d’organiser le planning : le repos compensateur. Ce sont des heures accordées à un collaborateur après une garde ou des heures supplémentaires.
Comment gérer le planning de son équipe en pharmacie ?
Anticiper pour mieux s’organiser
Un planning bien pensé, c’est un planning qui anticipe les besoins et les imprévus. Pour éviter les mauvaises surprises et garantir un service fluide, voici quelques bonnes pratiques à adopter.
Analyser les besoins en personnel
Chaque pharmacie a son propre rythme et ses spécificités, mais certaines tendances se retrouvent dans toutes les officines :
– les périodes creuses : en général l’été (hors villes touristiques)
– les pics d’affluence : avec les maux de l’hiver (grippe, gastro, rhino…), la rentrée scolaire ou encore le retour des allergies saisonnières, à certaines périodes l’officine ne désemplit pas et les missions des pharmaciens et préparateurs sont variées
Connaître ces fluctuations en fonction de votre typologie de patientèle et ces besoins vous aidera à vous adapter à ces variations d’activité parfois brutales dans l’année.
Fixer des règles claires
Facilitez la gestion du planning en pharmacie en posant des règles claires et en les respectant pour limiter les conflits et éviter les incompréhensions.
– Établir un délai pour la demande de congés
– Expliquer comment gérer les changements de dernière minute
– Assurer l’équité dans la répartition des horaires des différents membres de l’équipe
Avoir des solutions de secours
Malgré toutes les précautions, vous ne serez pas 100% à l’abri des absences imprévues. Pour ne pas se retrouver en difficulté en tant que titulaire ou contraindre l’équipe à un rythme insoutenable, il y a heureusement des solutions.
– Privilégier une organisation flexible où chacun peut prendre le relais sur plusieurs tâches
– Se faire épauler par une agence d’intérim spécialisée
3S Santé accompagne les pharmaciens titulaires depuis plus de 25 ans pour leurs besoins de remplacements et recrutement.
Miser sur une liste d’intérimaires remplaçants
L’intérim est une solution efficace pour éviter les ruptures de service. En ayant une liste d’intérimaires de confiance, vous gagnez en réactivité et en sérénité.
Chez 3S Santé nous mettons l’humain au cœur du métier.
Nous savons que la relation de confiance avec la patientèle est importante. Lorsque vous avez besoin de renfort à plusieurs périodes de l’année, nous tentons de vous proposer le même professionnel pour les différentes missions.
Utiliser des outils de planification adaptés
Gérer un planning peut vite devenir un casse-tête si tout est fait à la main. Heureusement, il existe des outils qui facilitent la tâche et permettent d’avoir une vue claire sur l’organisation de l’équipe, plusieurs semaines, voire plusieurs mois à l’avance.
Les logiciels de gestion de planning
Certains logiciels spécialisés permettent de gérer facilement les horaires, les absences et les remplacements. Ils offrent des fonctionnalités comme :
– Une visualisation claire du planning hebdomadaire ou mensuel.
– Des rappels automatiques pour éviter les oublis.
– Un accès partagé afin que chaque salarié puisse consulter son emploi du temps en temps réel.
Des solutions sont spécifiquement conçues pour les pharmacies et permettent d’intégrer toutes les contraintes du métier.
Les outils génériques
Pour ceux qui préfèrent des solutions simples et gratuites, Excel reste un grand classique. Il permet de créer un tableau de suivi des horaires, avec des couleurs pour différencier les rôles et les disponibilités.
Trello est aussi une alternative intéressante pour organiser le planning de manière visuelle, avec des cartes par employé et des étiquettes pour signaler les absences ou les changements.
L’application web 3S Santé
Depuis 2023, 3S Santé met à votre disposition un outil en ligne pour vous aider à organiser votre planning et trouver des intérimaires pour des missions ponctuelles ou à long terme dans votre pharmacie. Vous pouvez y retrouver tout un historique des prestations réalisées et des profils des intérimaires 3S Santé qui ont travaillé dans votre officine.
Bien sûr, l’application web n’est pas la seule façon de trouver un professionnel d’officine pour une mission temporaire. Vous pouvez contacter directement l’équipe 3S Santé pour présenter vos besoins et nous nous occupons de toute la partie administrative et recrutement.
Favoriser une ambiance de travail sereine
Mettre au point un bon planning, ce n’est pas uniquement combler des vides dans un emploi du temps. C’est faire en sorte que les journées de travail, les horaires et les congés soient réparties équitablement et respectent le bien-être de l’équipe en pharmacie.
Respecter l’équilibre entre vie pro et vie perso
En pharmacie, les horaires peuvent être exigeants, surtout avec les gardes et les pics d’activité. Pour éviter l’épuisement et la démotivation, il est important de :
– Éviter les enchaînements trop fatigants (travailler tard le soir puis tôt le matin suivant, par exemple).
– S’assurer que chaque salarié ait des week-ends ou jours de repos réguliers.
– Proposer des rotations équitables pour que chacun bénéficie de périodes plus calmes.
Impliquer l’équipe dans la préparation du planning
Un planning imposé à son équipe sans concertation peut être mal reçu. Pour éviter ce genre de situation plusieurs conseils :
– Prendre en compte les contraintes personnelles et les préférences autant que possible
– Consulter l’équipe sur les périodes sensibles (fêtes de fin d’année, soirées…)
– Laisser une marge de manœuvre pour d’éventuelles modifications (échanges entre collègues…)
– S’appuyer sur le volontariat pour la programmation d’heures supplémentaires
Une équipe impliquée dans l’organisation de la pharmacie et le planning sera plus motivée dans ses missions et plus flexible en cas d’imprévus. La rigidité peut être un frein à une bonne gestion des ressources humaines en officine. Bien sûr en tant que pharmacien titulaire, vous restez le chef d’orchestre pour que tout se déroule au mieux.
Gérer le planning de sa pharmacie d’officine peut être un véritable défi. L’organisation doit être précise, flexible et nécessite une certaine dose d’anticipation. Cependant, même avec la meilleure gestion, certains imprévus peuvent perturber le bon déroulement du travail en pharmacie et l’accueil des patients. C’est là qu’un partenaire de confiance peut faire toute la différence.
Chez 3S Santé, nous accompagnons les titulaires d’officine depuis des années en leur proposant des intérimaires qualifiés et immédiatement disponibles pour faire face aux absences et pics d’activité.
Vous avez besoin de renfort en urgence ou souhaitez anticiper les futures absences de vos équipes ? Contactez-nous dès aujourd’hui et présentez-nous votre besoin et vos impératifs.